Követeléskezelés

A lényeg a készpénz! – 10 tipp, ha nem fizetnek ügyfeleid!

A lényeg a készpénz!

Martyn Brooke / Klara Boor, Klass Academy

Az FSB jelentése szerint a kisvállalkozások megdöbbentő magas 62% -a volt kénytelen a Covid 19 járvány miatt késedelmes fizetésekkel és kétes kinnlevőségekkel foglalkozni.

2019 végén a Pay.UK ijesztő statisztikát hozott nyilvánosságra;  eszerint Angliában a késedelmes fizetések elérték  a 23,4 milliárd fontot,  ami 13 milliárd font növekedést jelent 2018-hoz képest. A késedelmekre vonatkozó  2020-as legfrissebb adatokat  ezidáig még nem közöltek.

 

Magyarországon sem rózsás a helyzet.

Jelenleg, számos vállalkozás küzd pénzforgalmi problémákkal azért, mert a vevőik jelentős késedelemmel fizetnek.

 

A kis- és középvállalkozások (kkv) világban a „cash” avagy készpénz továbbra is nagy úr.

A vevők fizetési elmaradása negatívan befolyásolhatja a vállalkozás pénzforgalmát, s igy, a vállalkozás működőképességét. Likviditás hiányában pedig némelyek akár le is húzhatják a rolót.

 

A kutatások azt mutatják, hogy a vállalkozások vezetőinek  20% -a, annak érdekében, hogy a jelenlegi helyzetet átvészelje, naponta átlagosan három órával többet dolgozik, mint korábban.  Jelentős időt töltenek az esedékes számlák követésével és pénzügyi zsonglőrködéssel, hogy a vállalkozást életben tartsák.

 

A vállalkozásoknak előrelátóbbaknak kell lenniük a vevői fizetések kérdésében. Lényeges, hogy olyan külső megállapodásaik és belső folyamataik legyenek, amik lehetővé teszik az vevői tartozások határidőben  való beszedését és ezáltal a vállalkozás likviditásának biztosítását.

 

Ezen cél érdekében Martyn Brooke FCICM és Boor Klára a következő lépéseket javasolják:

 

  1. Ismerje meg az ügyfél fizetési folyamatait. Hogyan dolgozzák fel a számlákat? Mikor utalják a fizetéseket? Győződjön meg arról, hogy ismeri-e annak a személynek a nevét, aki a beszállítói fizetésekkel foglalkozik.
  2. Kérdezni tudni kell! Tegyen fel nyitott kérdéseket, hogy megtudja a fizetési késedelem valós okát. Némelykor nehéz megítélni, hogy az ügyfél csupán kifogásokat keres vagy valóban megszorult? Esetleg csak Önt nem kívánja kifizetni? Bátorítsa a vevőt nyílt megbeszélésre viszont maradjon nyitott a probléma közös megoldására is.
  3. Képezze ki munkatársait a küszködő vevőkkel való hatékony kapcsolattartásra. A behajtási célú telefonhívások első néhány másodperce a legfontosabb. Fontos, hogy a munkatársai magabiztosan és célirányosan tudjanak kommunikálni kellemetlen helyzetekben is.  Nem árt, ha kollegái ismerik, milyen kintlévőség beszedési technikák léteznek a hazai és nemzetközi gyakorlatban, melyek alkalmazásával gyorsabb eredményt érhetnek el a problémás ügyfeleknél.
  4. Az áruk és szolgáltatások teljesítése kapcsán felmerülő vitás kérdéseket, minőségi vagy mennyiségi reklamációkat, késedelem nélkül tisztázza és zárja le. Számos cég reklamációk ürügyén tartja vissza a szállítói kifizetéseket, jobb ezt a csapdát elkerülni.
  5. Ha vevőnek valóban nincs pénze, ideiglenes megoldásként megállapodhatnak egy fizetési ütemtervben. Mérje fel előzetesen, milyen hatással lesz a megállapodás a saját üzletmenetére. Szabjon olyan feltételeket, amik kivitelezhetők az ügyfele számára, de Önnek sem jelentenek túlzott kockázatot. Az egyezséget mindenképpen írják alá! Ezután pedig ügyeljen arra, hogy a vevő valóban betartsa a megállapodott ütemtervet. Amennyiben ez nem történik meg, legyen kész azonnal cselekedni. Ha sokat késlekedik, elképzelhető, hogy később még nehezebb lesz a tartozás beszedése.
  6. Mielőtt fizetési megállapodást kötne, gondolja át, mennyi időt tud majd várni. Döntse el mi lesz az a pont, amikor a követelés behajtásával egy külső partnert fog megbízni. Ne várja meg, amíg az adósság behajthatatlanná válik, vagy esetleg elévül! Ne feledje, jobb ma egy veréb, mint holnap egy túzok! Jobban jár, ha gyorsan behajt egy kisebb összeget, s nem várakozik hosszasan egy nagyobb fizetésre, ami talán sohasem folyik majd be.
  7. Alakítsa ki jól vállalkozása szállítási és fizetési feltételeit! A szállítási feltételekben rögzítse a késedelmes fizetés szankcióit és bizonyosodjon meg arról, hogy azt ügyfelei is megismerték. Ennek ismeretében tudni fogják, mire számítsanak, ha késve fizetnek.
  8. Rendszeresen ellenőrizze ügyfelei hitelképességét! A kockázatok előzetes felmérésével megelőzhet egy esetleges későbbi fizetési problémát.
  9. Ha egy meglévő ügyféle megszegi a fizetési feltételekben rögzített szabályokat, akkor ezt közölni kell vele, e-mailben, levélben vagy telefonon. Tudomására kell hozni azt is, hogy a késedelmet nem tolerálják.
  10. Minden új vevőt minősítsen fizetésképesség szempontjából. Ha az új ügyfél halasztott fizetést szeretne kapni, előre állapodjon meg vele ennek feltételeiről. Ha eddig ezzel nem foglalkozott, itt az ideje elkezdeni!

 

A lényeg az az, hogy a vevői kintlévőségek kezelésének folyamatát következetesen kell kialakítani. Ha ez megtörténik, akkor a fizetések követése, a behajtás egyszerűbbé válik, Ön pedig kézben tartja vállalkozása pénzforgalmát.

 

Számos vállalkozó kellemetlenül érzi magát, amikor nyomást kell gyakorolni a vevőkre azok késése miatt.  Ám ha Ön ezt egy előre megállapodott, világos szabályrendszer alapján teszi meg, nincs oka aggodalomra és az eredmények sem maradnak el.

 

Az ügyfél számára kiszámítható feltételrendszer, következetes kintlévőség kezelési folyamatok és célirányos vevő kommunikáció a vállalkozás pénzforgalmi stabilizálásának a legjobb eszközei.

 

Kérdéseikre, észrevételeikre szívesen válaszolunk.
Elérhetnek bennünket ezen az e-mail címen: contact@klassacademy.com

Cikkeinket, ajánlatainkat a Klass Academy weboldalán és Linkeden-jen tudják megtekinteni.

Eredeti cikk:
https://klassacademy.com/index.php/2021/01/13/cash-remains-king-in-the-sme-world/