Ezt tudni kell, mielőtt könyvelőt választunk
Minden ügyvezető olyan könyvelőről álmodik, akiben vakon megbízhat, kisujjában vannak a legfrissebb szabályok, és jobban ismeri a céget, mint saját maga. Ahhoz, hogy ilyen kincset érő könyvelőre leljünk, kell természetesen szerencse… és az is, hogy a cégvezető tisztában legyen ezzel-azzal! Lássuk, mire kell figyelni!
Minden a jó szerződéssel kezdődik
Célszerű a könyvelővel kötendő megbízási szerződést úgy előkészíteni, hogy az tartalmazza azt is, hogy milyen felelősség terheli a könyvelőt a megbízó irányába.
A könyvelő feladata sokrétű: sok ügyfél, sok határidő. Sok apró részletre ki kell terjednie a figyelmének, nem biztos, hogy mindig mindenre azonos hangsúlyt helyez.
A megbízási szerződésben rendelkezni kell az eljárási szabályokról. Szabályozni kell például, hogy mi a teendő a késve hozott vagy nem megfelelő bizonylatokkal. Rögzítendők a teendők a könyvelési anyag összeállításával és megőrzésével kapcsolatosan vagy egyértelműen kell rendezni az információadás és -kérés szabályait, az erre jogosult személyek körét. De fontos lehet az is, hogy milyen körben adhat utasítást az ügyfél a könyvelőnek.
A könyvelő részéről az ügyfél jogosan vár el bizonyos garanciákat. Melyek ezek?
A könyvelőnek rendelkezni kell a szükséges engedélyekkel, illetve megfelelően képzett munkatársakkal. Természetes elvárás, hogy a könyvelő a megfelelő szakmai ismeretek birtokában legyen. E körben nyilván jogosan támaszkodik a könyvelő a szakirodalomra, mely a gyakori jogszabály-változásokat is nyomon követhetővé teszi. Nem szükséges külön nyomatékosítani azt sem, hogy szigorú titoktartási kötelezettség terheli a könyvelőt.
3 tipikus hiba, amiért a könyvelő elkövethet
Mivel emberek vagyunk, hibák előfordulhatnak, és van, amiért bizony a könyvelő felelősségre vonható. A Polgári Törvénykönyv 6:143.§-a kimondja a következőket:
„Kártérítés címén meg kell téríteni a szolgáltatás tárgyában keletkezett kárt.
A szerződésszegés következményeként a jogosult vagyonában keletkezett egyéb károkat és az elmaradt vagyoni előnyt olyan mértékben kell megtéríteni, amilyen mértékben a jogosult bizonyítja, hogy a kár mint a szerződésszegés lehetséges következménye a szerződés megkötésének időpontjában előre látható volt.”
A kártérítési ügyek általában nem feketék-fehérek. A megbízási szerződésben rendelkezni kell arról, hogy adott esetben a kártérítési felelősséget milyen ésszerű módon lehet megosztani a könyvelő és ügyfél között. Persze a vitás esetek elkerülése érdekében mindent meg kell tenni, például azzal, hogy a megbízási szerződésben a felek precízen meghatározzák az elvárt feladatokat annak érdekében, hogy káresemény esetén a felelősség kérdése egyértelmű legyen.
Milyen gyakori hibák fordulhatnak elő?
- Ha az Ügyfél a könyvelői szerződésben rögzített módon és határidőn belül a könyvelő rendelkezésére bocsátotta egy munkavállaló bejelentéséhez szükséges adatokat, a könyvelő azonban mégis későn vagy egyáltalán nem jelenti be a munkavállalót, ebben az esetben például a mulasztási bírság áthárítható a könyvelőre.
- Ha a könyvelőnek felróható módon hibás az adóbevallás, abba hibás tételek kerültek, akkor a megbírságolt ügyfél felléphet a könyvelővel szemben. Fontos azonban megemlíteni, hogy az adóhiány (meg nem fizetett adó) ebben az eseten is az ügyfelet terheli.
- Amennyiben a könyvelő nem tudja elvégezni a szükséges ügyfél-átvilágítást, akkor a kapcsolatot meg kell szüntetni az adott ügyféllel. Ennek kapcsán érdemes megjegyezni, hogy a könyvelőnek a legmesszebbmenőkig figyelemmel kell kísérni az ügyfelek tranzakcióit s adott esetben pénzmosás gyanúját jelenteni kell.
Mit jelent az ügyfél átvilágítás a gyakorlatban? A megbízási szerződés aláírása előtt kell elvégezni, illetve akkor ha a már rögzített adatok valódiságával vagy megfelelőségével kapcsolatban kétség merül fel. Az ügyfél-átvilágítás során történik meg az ügyfél azonosítása és a személyazonosságának ellenőrzése; az ügyfél nevében vagy képviseletében eljáró személy azonosítása; a tényleges tulajdonos azonosítása; szerződés típusának, tárgyának, időtartamának meghatározása; a pénzeszközök forrására vonatkozó információk rögzítése; az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kísérése.
Erről se kellene megfeledkezni
Mindig felmerül az a kérdés is, hogy ki őrizze a bizonylatokat? Külön szerződéses rendelkezés hiányában, az ügyfél kötelessége az iratőrzés. A felhasznált iratok átadás/átvételét elismervényben célszerű rögzíteni.
Végezetül a képviselet kérdéséről érdemes még beszélni. A könyvelők meghatalmazás alapján járnak el az adóhatósággal kapcsolatos ügyintézés során.
Legtöbb esetben állandó képviseletet kapnak, illetve vállalnak az adóhatósági ügyek intézésére, mely alapján az ügyfél nevében, illetve helyett adóbevallásokat tudnak benyújtani, illetve egyébként képviselik a megbízót az adóhatóság előtt.
Az úgynevezett EGYKE nevezetű nyomtatványon jelölhető az összes elektronikusan, telefonon, valamint személyesen történő képviseleti jog. A meghatalmazást természetesen a könyvelő visszautasíthatja, illetve azt vissza is adhatja. A könyvelő egyéni döntése, hogy mennyi felelősséget kíván vállalni.
Mivel a könyvelői tevékenység – mint láttuk – rengeteg hibázási lehetőséget tartalmaz, ezért a könyvelőknek célszerű lenne szakmai felelősségbiztosítással rendelkezni.
2021.10. 20.
egyéni ügyvéd